Tietosuojaseloste

TURUN KESÄYLIOPISTON TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖT

EU:n uusi tietosuojalaki astui voimaan 25.5.2018.

Halutessasi voit

• korjata
• siirtää
• nähdä
• poistaa

sinusta tallennetut henkilötiedot Turun kesäyliopiston​ tietojärjestelmissä, toimi seuraavasti:

• Ota mukaasi poliisin myöntämä kuvallinen henkilökortti, passi tai ajokortti.
• Mene ​Turun Aikuiskoulutuskeskuksen infopisteeseen (Artukaistentie 13, 20240 TURKU), jossa sinua opastetaan jatkosta.

Mikäli sinulla on tietosuojaan tai tietoturvaan liittyen jotain ilmoitettavaa, kysyttävää tai huomautettavaa, lähetä sähköpostia osoitteeseen tietoturvallisuus@turunakk.fi
Lue lisää tietosuojasta (siirryt ulkopuolisen toimijan sivustolle) www.tietosuoja.fi

TIETOSUOJASELOSTE (24.5.2018)
Turun kesäyliopisto

1. Rekisterin pitäjä	Turun kesäyliopisto Sirkkalankatu 4, 20520 TURKU Puh. (02) 232 3302 kesayliopisto@turunkesayliopisto.fi
2. Tietosuojavastaava	Ari Ristimäki Turun Aikuiskoulutuskeskus Artukaistentie 13, 20240 TURKU 0400 340 977 ari.ristimaki@turunakk.fi
3. Rekisterin nimi	Henkilötiedot Turun kesäyliopistossa (ulkoinen) Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan kaikki ne Turun kesäyliopiston prosessit, joissa henkilötietoja käsitellään. 1. Koulutuksiin tulevat henkilöasiakkaat 2. Yritysasiakkaat 3. Opiskelijahallinta 4. Markkinointi 5. Kesäyliopiston luottamushenkilöt 6. Alihankinta- ja ostopalvelut 7. Työnhakijat ja harjoittelupaikkojen hakijat
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus	Tietoja säilytetään lain määräämään minimiajan mukaisesti ja arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. 1. Koulutuksiin tulevat henkilöasiakkaat – koulutuksiin liittyvä tiedotus ja muu viestintä sekä laskutus ja mahdollinen opiskelun edellytysten arviointi 2. Yritysasiakkaat – myyntiin ja asiakas- sekä sidosryhmätyöhön liittyvien tietojen hallinta 3. Opiskelijahallinta – Koulutuksiin tulleiden henkilöiden koulutuksen toteutukseen liittyvien tietojen hallinta 4. Markkinointi – Markkinointiin liittyvien tietojen hallinta 5. Kesäyliopiston luottamushenkilöt – kesäyliopiston johtokunnan toimintaan liittyvien tietojen hallinta 6. Alihankinta- ja ostopalvelut – Alihankinta- ja toteutettavien palvelujen jaostopalvelutehtävien toimiin liittyvien tietojen hallinta 7. Työnhakijat ja harjoittelupaikkojen hakijat – Työnhakijoiden ja harjoittelupaikkojen hakijoiden tietojen hallinta
5. Rekisterin tietosisältö	Henkilötietojen osalta erittely kerättävistä tiedoista on tyhjentävä. Yhteisöjen perustiedoilla tarkoitetaan ei henkilöihin sidottuja yleisiä tietoja. 1. Koulutuksiin tulevat – Nimi, osoite, s-posti, hetu, puhelinnumero, kotikunta, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, aiemmat koulutukset ja osaaminen sekä koulutuksen maksajan tiedot, työtilanne ja työtehtävä sekä työhön sekä opiskeluun liittyviä tietoja tapauskohtaisesti. 2. Yritysasiakkaat – yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot 3. Opiskelijahallinta – Koulutuksen hakeutumisen yhteydessä ilmoitetut tiedot, opiskelun etenemisen seurantaan ja suorituksiin liittyvät tiedot. 4. Markkinointi – Yhteisön perustiedot, yhteyshenkilön / yhteyshenkilöiden nimet, asema yrityksessä ja yhteystiedot, asiakkaan sähköpostiosoite 5. Kesäyliopiston luottamushenkilöt – Johtokunnan jäsenten nimi, puhelinnumero, osoite, sähköposti, henkilötunnus ja tilinumero. 6. Alihankinta- ja ostopalvelut – Yhteisön perustiedot, yhteyshenkilön / yhteyshenkilöiden nimi, s-posti, puhelinnumero sekä alihankintaan- ja ostopalveluun liittyvät tiedot. 7. Työnhakijat ja harjoittelupaikkojen hakijat – Nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, syntymäaika, äidinkieli, työkokemus, koulutustiedot sekä muut ko. työpaikkaan olennaisesti liittyvät tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet	1. Koulutuksiin tulevat – Hakeutuvat henkilöt itse ilmoittavat kysytyt tiedot ilmoittautuessaan tai hakeutuessaan koulutukseen. Henkilöllisyys todennetaan vahvan tunnistautumisen kautta. 2. Yritysasiakkaat – Asiakkailta itseltään, yhteydenpidossa syntyneet dokumentit ja muistiinpanot keskusteluista ja puheluista. 3. Opiskelijahallinta – Opiskelijoilta itseltään hakeutumisvaiheessa, opettajilta opintojen etenemiseen, muut opiskeluun liittyvät tiedot koulutussihteereiltä. 4. Markkinointi – Yritysten ja yhteisöjen verkkosivuilta sekä ostettuna erikoistuneilta palvelun tuottajilta sekä asiakkailta itseltään 5. Kesäyliopiston luottamushenkilöt – Henkilöiltä itseltään heidän suostuessaan toimintaan. 6. Alihankinta- ja ostopalvelut – Yhteyshenkilöiltä sopimusten solmimisen ja päivitysten yhteydessä. Kilpailutuksissa yhteisöjen kotisivuilta. 7. Työnhakijat ja harjoittelupaikkojen hakijat – Hakijoilta itseltään
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset	1. Koulutuksiin hakeutuvat – Ei luovutettavia tietoja säännönmukaisesti 2. Opiskelijahallinta Opiskelijoiden tietoja luovutetaan: – Tilastokeskus – TE-toimisto – Rahoittajat (esim. OPH) – Ulkoistetut laskutuspalvelut – Asiakasyrityksille (yrityskoulutukset) – Yhteistyöoppilaitokset, jos koulutusta toteutetaan yhteistyössä – Oppisopimustoimistot opiskelijoiden koulutuksen seurantaa varten 3. Asiakashallinta – Ei luovutettavia tietoja säännönmukaisesti 4. Markkinointi – Ei luovutettavia tietoja säännönmukaisesti 5. Säätiön hallinto- ja luottamuselimet – Ei luovuteta tietoja säännönmukaisesti 6. Alihankinta- ja ostopalvelut – Ei luovuteta tietoja säännönmukaisesti
8. Tietojen poistamisen suunnitellut määräajat	1. Koulutuksiin tulevat henkilöasiakkaat 2. Yritysasiakkaat 3. Opiskelijahallinta 4. Markkinointi 5. Kesäyliopiston luottamushenkilöt 6. Alihankinta- ja ostopalvelut 7. Työnhakijat ja harjoittelupaikkojen hakijat Määräajat määräytyvät rekistereittäin arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti (AMS).
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle	Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet	A) manuaalinen aineisto: Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on kontrolloitua avainhallinnan kautta. Arkaluonteista tietoa sisältävät materiaalit säilytetään lukituissa kaapeissa. B) ATK:lla käsiteltävät tiedot: ATK:lle tallennettu aineisto on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietoja pääsevät katsomaan vain henkilöt joilla on siihen oikeus.
11. Tarkastusoikeus	Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot (henkilötietolaki §26). Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Tarkastus toteutetaan kohtuullisessa ajassa. Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisteriasioita vastaavalle henkilölle (ks. kohta 2) kirjallisesti ja henkilökohtaisesti Turun AKK:n Infossa os. Artukaistentie 13, Turku.
12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista	Rekisterissä olevat virheelliset tiedot korjataan henkilön antaman kirjallisen ilmoituksen perusteella. Ilmoituspyyntö osoitetaan rekisteriasioita vastaavalle henkilölle (ks. kohta 2) kirjallisesti henkilökohtaisesti Turun AKK:n Infossa, os. Artukaistentie 13, Turku.
13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet	– Oikeus saada tieto tietosuojaloukkauksista – Oikeus siirtää tietoja toiseen yhteisöön (huomioiden järjestelmien mahdollisuudet) – Oikeus tulla unohdetuksi (huomioiden voimassa oleva sääntely) – Oikeus kieltäytyä suoramarkkinoinnista